El Tribunal Superior de Justicia de Cantabria considera que estas cantidades pierden su carácter compensatorio cuando se pagan siempre igual y de forma recurrente.
Las empresas deberán extremar el control sobre las dietas que abonan a sus trabajadores. La justicia ha vuelto a recordar que estos pagos solo quedan exentos de IRPF cuando responden a gastos reales de manutención, desplazamiento o locomoción vinculados al trabajo.
El problema aparece cuando la compañía paga todos los meses la misma cantidad bajo el concepto de dieta. En ese caso, el Tribunal Superior de Justicia de Cantabria entiende que el importe deja de funcionar como compensación puntual y pasa a tener naturaleza salarial. Y claro, si es salario, toca retener IRPF en la nómina.
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Las dietas de los trabajadores solo están exentas si compensan gastos reales
Las dietas tienen una finalidad concreta: cubrir los gastos que asume el empleado cuando debe desplazarse, comer fuera o realizar viajes por motivos laborales. Por eso, la normativa permite que puedan quedar exentas de tributación en determinados casos.
Ahora bien, no basta con llamar a una cantidad dieta para que automáticamente quede fuera del IRPF. ¿Dónde está la clave? En demostrar que ese dinero se corresponde con un gasto real, necesario y relacionado con la actividad profesional.
En la práctica, la diferencia puede resumirse así:
| Concepto abonado por la empresa | Tratamiento fiscal |
|---|---|
| Dieta puntual y justificada con facturas o tickets | Puede estar exenta de IRPF |
| Cantidad fija cobrada todos los meses | Puede considerarse salario |
| Pago sin pruebas del desplazamiento o gasto | Debe tributar si no se acredita |
Por lo tanto, las empresas no pueden utilizar una cantidad mensual fija como si fuera una dieta ordinaria si no existe una justificación documental suficiente.
La empresa debe probar que esas cantidades no forman parte del salario
La sentencia también pone el foco en la carga de la prueba. Es la compañía quien debe acreditar que los importes abonados al trabajador corresponden realmente a gastos de comidas, viajes o desplazamientos.
No sirven simples referencias genéricas ni comunicaciones internas sin más. La justicia exige documentos que permitan comprobar la realidad del gasto. Vamos, que no vale con decir que hubo visitas a clientes si después no se puede demostrar cómo, cuándo y cuánto costaron.
Entre las pruebas más relevantes se encuentran:
- Facturas de restaurantes o alojamientos.
- Tickets vinculados al desplazamiento.
- Documentos sobre el vehículo utilizado.
- Kilometraje realizado.
- Justificantes de combustible o transporte.
Después, si la empresa no puede aportar esa documentación, el importe puede ser considerado una parte más del salario del trabajador y, en consecuencia, quedar sujeto a retención.
Qué cambia para las empresas que pagan dietas fijas a sus empleados
El caso analizado por el tribunal se centra en una empresa que abonaba cada mes la misma cantidad al trabajador. Para la Sala, esa regularidad impide considerar el pago como una compensación puntual por gastos laborales.
Esto no significa que todas las dietas deban tributar. Significa que las dietas deben responder a gastos concretos, variables y acreditados. Si se repiten mes a mes por el mismo importe, Hacienda y los tribunales pueden entender que son salario encubierto.
En consecuencia, según esta sentencia judicial, las empresas deberán revisar sus nóminas, sus políticas internas y la documentación que conservan. Para los trabajadores, la decisión también es importante: una cantidad que antes se cobraba como dieta puede acabar integrándose en la base salarial y fiscal.
