Un informe alerta del bajo grado de preparación ante una norma que exigirá sistemas digitales y trazables.
Cerca del 35% de autónomos y pymes en España sigue registrando la jornada en papel o con hojas de Excel, según el Observatorio TeamSystem, con 1.200 entrevistas de Ipsos. Ese método quedará fuera cuando entre en vigor el nuevo registro horario digital que prepara el Gobierno.
El registro horario digital vetará papel y Excel y exigirá un sistema trazable
El futuro real decreto obligará a contar con soporte digital y sistemas trazables, dejando atrás formatos manuales o fácilmente manipulables. Aún no hay fecha cerrada, aunque se esperaba inicialmente para 2025.
¿Cambia la jornada o las horas extra? No. La norma no modificará la duración máxima, los descansos ni el régimen de horas extraordinarias. La Inspección podrá comprobar que se cumple y que se retribuye correctamente. Estos son los puntos fundamentales a tener en cuenta:
- El fichaje deberá ser digital y trazable: adiós a papel y Excel.
- El registro ganará valor legal y pesará en una inspección.
- No cambia cuántas horas se trabajan, sino la forma de acreditarlas.
Por tanto, conviene revisar ya cómo se está registrando para no ir a remolque.
Solo el 10% usa apps y un 34% desconoce que el fichaje digital será obligatorio
Solo el 10% de autónomos y pymes utiliza aplicaciones móviles para fichar. Además, el 34% desconoce que el registro digital será obligatorio y apenas el 23% afirma estar bien informado.
En asesorías, muchos prevén delegar en el gestor, pero solo uno de cada tres asesores planea ofrecer un sistema de fichaje digital integrado. ¿Y qué ocurre si la empresa lo da por hecho y su asesoría no lo tiene listo? Si no se coordinan, el cambio puede llegar con prisas.
Multas de hasta 10.000 euros por trabajador si se manipula el registro horario
Las infracciones leves (errores menores) podrían suponer multas de hasta 750 euros. Las graves, como no tener registro o que sea inadecuado, alcanzarían los 7.500 euros. Y con manipulación o falseamiento, las sanciones podrían llegar a 10.000 euros por trabajador, aplicadas por cada empleado afectado. Para verlo de un vistazo:
| Nivel | Qué puede incluir | Máximo previsto |
|---|---|---|
| Leve | Errores menores | 750 euros |
| Grave | Sin registro o inadecuado | 7.500 euros |
| Muy severa | Manipulación o falseamiento | 10.000 euros por trabajador |
TeamSystem, grupo tecnológico especializado en el desarrollo de software empresarial, recuerda que no debe verse solo como un mecanismo punitivo: la responsabilidad seguirá recayendo en la empresa y las multas a trabajadores se contemplan solo en supuestos muy concretos.
Beneficios poco percibidos y reto en 2026 con diferencias territoriales
Más allá de las sanciones, el informe apunta a una oportunidad poco percibida en micropymes. La mitad de autónomos y pymes no asocia el fichaje digital con mayor eficiencia y solo un 23% cree que podría mejorar su situación.
Entre quienes sí aprecian ventajas, el 72% considera que facilitaría un mejor control de las horas trabajadas y el 45% estima que ahorraría tiempo administrativo y reduciría errores. No es magia, pero puede ahorrar más de un disgusto.
La aceptación varía por regiones: Levante y Canarias se muestran más favorables (25%), frente al centro peninsular, con el mayor escepticismo (15% de opiniones negativas). Y el 37% de autónomos y pymes cree que cumplir la norma será uno de sus mayores retos en 2026.
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