Excel es una herramienta invaluable para gestionar diversos aspectos de una empresa, y la elaboración de nóminas no es la excepción. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Esta famosa hoja de cálculo te permite crear plantillas personalizadas, automatizar cálculos y mantener un registro detallado de los pagos a tus empleados. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que puedas crear tus propias nóminas de forma eficiente y precisa.
¿Cuál es la estructura básica de una nómina en Excel?
Un formato básico de nómina en Excel comprende 4 elementos fundamentales: las percepciones, las deducciones y las retenciones de impuestos y seguro social. Estos 4 pueden ser desglosados en otros más específicos, lo que haría más completo el formato de la nómina. A continuación os los detallamos:
- Encabezado: en esta sección se incluyen los datos generales de la empresa y del empleado, como el nombre de la empresa, el NIF, el nombre del trabajador, su número de la Seguridad Social y la fecha de la nómina.
- Percepciones: aquí se detallan todos los conceptos que generan un ingreso para el empleado, como el salario base, las horas extras, los complementos salariales y otros conceptos variables.
- Deducciones: en esta sección se incluyen todas las retenciones que se aplican al salario del empleado, como las cotizaciones a la Seguridad Social, el IRPF y otros descuentos.
- Líquido a percibir: este es el resultado final de la nómina, es decir, la cantidad de dinero que el empleado recibirá efectivamente.
Como hemos mencionado, estamos ante lo básico. La cantidad de fórmulas y funciones que tiene Excel es ingente, por lo que si quieres profesionalizarse un poco más, existen multitud de cursos, en los que en poco tiempo dominarás el programa.
Fórmulas y funciones para calcular la nómina
Excel ofrece una amplia variedad de fórmulas que te permitirán automatizar los cálculos de tu nómina. Algunas de las funciones más útiles son:
- SUMA: calcular el total de percepciones o deducciones.
- SI: aplicar condiciones y realizar cálculos diferentes según se cumplan o no.
- BUSCARV: buscar valores en otras hojas de cálculo o tablas.
- PROMEDIO: calcular el promedio de un rango de valores.
Recomendamos planificar la estructura antes de comenzar a crear la nómina, define claramente la estructura de tu hoja de cálculo y los datos que deseas incluir. Aplica formatos condicionales para resaltar valores importantes, como los importes negativos o los valores que superen un determinado umbral. Protege las celdas que contienen fórmulas para evitar errores accidentales y realiza copias de seguridad.
En nuestra plataforma web de la comunidad autónoma de Andalucía, publicamos, durante todos los días de la semana, la información que necesitas conocer sobre la realización de todo tipo de trámites y gestiones.
