Un experto de Hacienda aclara que la ley no los prohíbe si están controlados. Se usan para pequeños gastos y cada operación no puede superar los 1.000 euros.
La pregunta ha vuelto a la agenda tras los pagos en efectivo del PSOE: ¿siguen siendo legales en la empresa? La respuesta es clara: sí, “la ley no los prohíbe” y se pueden utilizar “siempre que la operación no supere los 1.000 euros”. De hecho, muchas compañías los emplean para gastos menores por su rapidez. La información en vídeo de la periodista Sara García.
Pagos en efectivo en empresas: límite legal de 1.000 euros y control
El Presidente de Técnicos de Hacienda GESTHA, Carlos Cruzado, recuerda que “la ley no prohíbe estas cajas siempre que estén controladas”. ¿Para qué se usan? Principalmente, para desembolsos pequeños del día a día, porque “es habitual para pequeños pagos”. Ahora bien, conviene mantener registro y justificantes para evitar problemas. A modo de resumen operativo, estos son los puntos clave que conviene tener a mano antes de abrir la caja de metálico:
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Límite por operación | 1.000 euros |
| Uso habitual | Pequeños pagos |
| Condición clave | Control y justificantes |
| Modalidad de reembolso | En mano o por transferencia |
| Alternativas | Transferencias, bizum, tarjetas de crédito |
Por otro lado, Cruzado advierte que “con el tiempo obviamente cada vez se va limitando más y se utiliza más las trasferencias, el bizum” y otros métodos más trazables. En pocas palabras: efectivo, sí, pero con cabeza.
Quién puede reembolsar gastos en metálico y cómo justificarlos ante Hacienda
En la práctica, lo usan tanto empresas como trabajadores cuando hay que adelantar importes. Pensemos en un viaje: el empleado paga y, de vuelta, entrega los tickets. Así de sencillo. En una pequeña empresa con 50 trabajadores, el responsable puede dar efectivo para un hotel y recordar: “luego me traes los justificantes”.
Rubén Navarro, CEO de ‘Tu Súper’, lo resume con una idea muy extendida: “Según la casuística de cada uno, unos prefieren por trasferencia y otros en efectivo”. Lo importante es documentarlo bien. ¿Quién no ha tenido ese gasto imprevisto que hay que resolver sobre la marcha?
Procedimiento paso a paso para solicitar y justificar pagos de empresa
Antes de abrir la cartera, conviene seguir un método. Así se gana tiempo y se evitan malentendidos:
- Rellenar una hoja de gastos con fecha, concepto e importes.
- Adjuntar justificantes (tickets o facturas).
- Entregar la relación a la empresa.
- Recibir el reembolso en mano o por transferencia.
Este esquema funciona porque es rápido y deja rastro interno. De ahí que muchas organizaciones lo mantengan para importes modestos ligados a actividad ordinaria.
Alternativas digitales: transferencias, tarjetas corporativas y bizum para mayor transparencia
¿Mejor metálico o tarjeta? Hay sectores que ya han dado el salto. En una inmobiliaria de Santiago explican su fórmula: “Les hacemos unas tarjetas de crédito y una línea de crédito. Y luego ellos lo tienen que justificar para Hacienda con los tickets”. Es decir, mismo control, pero con un medio más transparente. Por tanto, si la operación no requiere efectivo, la transferencia o el bizum pueden simplificar el seguimiento.
Ahora bien, tampoco conviene demonizar el metálico. Para ciertos recados, sigue siendo útil y legal dentro del límite de 1.000 euros. Eso sí, ojo con la opacidad: “el uso de efectivo, al no dejar rastro, en los sectores, donde se usa con mayor asiduidad es donde puede haber mayor economía sumergida”. De hecho, se estima que el dinero negro en España ronda el 24% del PIB, unos 240.000 millones de euros que no llegan a las arcas públicas. ¿No es motivo suficiente para extremar el control?
Por consiguiente, el efectivo sigue siendo una herramienta válida para gastos menores, siempre bajo control, con justificantes y dentro del límite por operación. Si hay alternativa digital, merece la pena valorarla: aporta trazabilidad y facilita la gestión interna. Esto quiere decir que la clave no es el medio, sino la disciplina documental. Síguenos a diario para conocer más noticias sobre otros trámites y gestiones fiscales o administrativas.