El futuro Real Decreto de registro de jornada impondrá sistemas 100% digitales, verificables y con consulta inmediata para la Inspección de Trabajo. Entraría en vigor 20 días después de su publicación en el BOE, previsiblemente a comienzos de 2026.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social ultima la norma que endurece el control horario: las empresas deberán facilitar los registros en tiempo real, detallar si las horas extra se abonan o se compensan con descanso y permitir el acceso remoto a los inspectores. El texto puede aprobarse por el Gobierno sin pasar por el Parlamento, aunque antes necesita los informes del Consejo de Estado y de la Agencia Española de Protección de Datos y, posteriormente, su visto bueno en el Consejo de Ministros.
El registro horario digital será obligatorio, verificable y con trazabilidad completa y segura
Adiós a las hojas en papel y a las plantillas de Excel. El fichaje se realizará exclusivamente por medios digitales y deberá ser objetivo, fiable y accesible, con posibilidad de verificación sin manipulación.
Cualquier cambio dejará huella: quién lo hizo y cuándo. Además, solo podrá modificarse un fichaje con autorización simultánea de empresa y persona trabajadora. ¿Quién debe fichar? Siempre el trabajador, identificándose con los datos personales mínimos para que el registro sea válido.
Inspección de Trabajo tendrá acceso inmediato y remoto a los registros digitales
La Inspección podrá consultar los registros en cualquier momento, de forma presencial o a distancia, para agilizar el control y disuadir abusos. Los trabajadores, por su parte, podrán ver y descargar su registro cuando lo necesiten, al menos desde su puesto de trabajo.
Además, la empresa deberá entregar junto a la nómina un resumen mensual de horas, incluidas las extraordinarias. Los representantes legales podrán solicitar los registros globales de la plantilla respetando proporcionalidad y minimización de datos. ¿Se podrá acceder desde casa en caso de inspección? La norma prevé ese acceso remoto inmediato.
Horas extraordinarias, pausas, teletrabajo y disponibilidad deberán quedar detalladas y clasificadas
El registro abarcará la jornada completa: no solo entradas y salidas, también pausas no computables y la modalidad de trabajo (presencial o a distancia). De ahí que cobre importancia distinguir qué horas se consideran ordinarias, extraordinarias o complementarias, e indicar si las extra se compensan con descanso o se abonan. Estos son los datos que, como mínimo, deberá reflejar el nuevo registro digital:
- Inicio y fin de jornada y pausas no computables.
- Modalidad presencial o a distancia.
- Clasificación de horas (ordinarias, extraordinarias o complementarias) con indicación de si se compensan o se pagan.
- Tiempos de disponibilidad no computados.
- Interrupciones de la desconexión digital; horas ligadas a medidas de conciliación o flexibilidad.
Con la recopilación de estos datos diarios, la empresa sabrá a qué atenerse y el trabajador podrá comprobar que cada minuto queda bien recogido. En cristiano: menos dudas y más transparencia.
Calendario de aprobación, entrada en vigor y sanciones por incumplimientos reiterados
El proceso normativo avanza, pero aún tiene pasos. ¿Cuándo empezará a aplicarse? Tras su publicación en el BOE, la entrada en vigor será a los 20 días, con horizonte previsible a comienzos de 2026.
| Paso clave del decreto | Estado actual | Próximo movimiento | Efecto temporal |
|---|---|---|---|
| Audiencia e información pública | Ya realizada | Informes del Consejo de Estado y AEPD | — |
| Informes preceptivos | Pendientes | Envío a Consejo de Ministros | — |
| Consejo de Ministros | Pendiente | Aprobación del Real Decreto | — |
| Publicación en el BOE | Pendiente | Entrada en vigor 20 días después | Previsible inicio 2026 |
En materia sancionadora, no hay aumento de multas respecto al régimen actual. El tope que se propuso en otra norma hasta 10.000 euros cayó, por lo que se mantienen las sanciones entre 751 y 7.500 euros según gravedad. Por lo tanto, conviene adaptarse cuanto antes para evitar sustos.
La obligación digital está acelerando la adopción de software específico, con soluciones como Kronjop (con fichaje desde distintos dispositivos o QR y asesoramiento legal), Timewriter o Employment Hero, que operan en la nube y facilitan informes con trazabilidad completa. En consecuencia, se espera un salto estructural en la gestión del tiempo, especialmente en pymes, donde más del 65% aún no utiliza sistemas automatizados.
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